Ein Management Retreat sollte immer extern an einem guten Veranstaltungsort durchgeführt werden. Hier sind ein paar Tipps aus unserer Erfahrung, die bei der Wahl des richtigen Veranstaltungsortes zu beachten sind.
1. Natürliches Licht
Natürliches Licht ist wichtig und idealerweise mit etwas Aussicht. Den ganzen Tag in einem Raum ohne Tageslicht zu sitzen, fühlt sich trostlos an und die Luft zum Atmen kommt von der Klimaanlage. Wenn Sie natürliches Licht haben, sind die Menschen im Raum viel engagierter und zufriedener. Sie können die Fenster öffnen, um den Raum nach einer besonders intensiven Diskussion zu lüften.
2. Genügend Bewegungsraum
Der Raum sollte geräumig genug sein, damit die Teilnehmer sich im Raum bewegen können und um Breakout-Sitzungen zu ermöglichen. Sollte dies im Raum nicht möglich sein, dann sollten Breakout-Räume und/oder Aussenarbeitsplätze zur Verfügung stehen. Stellen Sie auch sicher, dass sie die Tische aus dem Raum entfernen und nur Stühle haben können. Es lenkt ab, wenn sich hinten im Raum Tische stapeln … Management Retreats brauchen Raum zum Denken und Raum für Diskussionen und neue Ideen. Ein geräumiger, sauberer und komfortabler Raum mit Aussicht bietet dafür die richtige Atmosphäre.
3. Gute Temperaturregulierung
Um die perfekte Umgebung zu gewährleisten, in der sich jeder wohlfühlen kann, sollten Sie sich vergewissern, dass es eine Temperaturregelung für den Raum gibt. Nichts ist schlimmer, als ein Raum mit Nachmittagssonne wo man sich wie in einem Ofen fühlt. Achten Sie auch darauf, dass die Temperaturregelung fein eingestellt werden kann. Einige Veranstaltungsorte haben entweder eine Warm- oder Kalteinstellung oder eine Temperaturregelung, die mit der des gesamten Gebäudes verbunden ist.
4. Moderne Infrastruktur
Der Veranstaltungsort sollte eine moderne Infrastruktur bieten mit Beamer, Lautsprechern, 2-3 Flipcharts mit reichlich Papier, 2-3 Pinwände, Material für den Moderator wie Whiteboardmarker in verschiedenen Farben, bunte Karten für Notizblöcke, blaue Tacks und oder Pins. So gibt es einen Punkt weniger, an den man denken muss.
5. Ruhige Umgebung
Ideal ist es, wenn der Veranstaltungsort eine ruhige Umgebung hat und nicht zu viele andere Konferenzen gleichzeitig stattfinden. Lärm oder Bauarbeiten während des Retreats sorgen für unnötige Ablenkung und Sie möchten, dass sich Ihre Teilnehmer voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren. Eine ruhige Umgebung hat auch den Vorteil, dass man in den Pausen die Natur geniessen und sich erholen kann. Dies ist auch wichtig, wenn Sie ein zwei- oder dreitägiges Retreat haben und die Teilnehmer am Veranstaltungsort übernachten.
6. Ausreichende Parkplätze
Vorzugsweise gibt es in unmittelbarer Nähe ausreichend kostenlose Parkplätze für die Teilnehmer, sodass diese anreisen können, ohne sich um das Parkplatzproblem kümmern oder dafür bezahlen zu müssen.
7. Gesunde Ernährungsoptionen
Im Idealfall kann der Veranstaltungsort gesunde Speisen und Snacks anbieten, die gewisse Personen als Performance Food bezeichnen. Dazu gehören Nüsse und Früchte statt Kuchen und andere süsse Leckereien. Süssigkeiten verursachen einen Zuckerrausch, was zu einem Energieabfall führt. Im Idealfall bietet der Veranstaltungsort Speisen und Snacks, die leicht verdaulich sind und Ihre Teilnehmer den ganzen Tag über auf „Hochleistung“ halten. Ein leichtes 2-Gang-Mittagessen ist am Besten – sparen Sie sich das 3-Gang-Menü mit Dessert für ein gemeinsames Abendessen. Die Teilnehmer schätzen auch anständigen Kaffee, klären Sie daher ab, ob der Veranstaltungsort nur Instantkaffee in Kannen anbietet oder eine Kaffeemaschine hat, die den Vorlieben der Teilnehmer entspricht.
8. Serviceorientierung des Personals
Ein guter Service ist unerlässlich. Der Veranstaltungsort muss gut organisiert sein, damit sie alle technischen Probleme schnell und unkompliziert lösen können. Das Restaurant muss zudem in der Lage sein, innerhalb von 60 Minuten ein 2-Gänge-Mittagessen zu servieren. Dies ist besonders wichtig, wenn die Gruppe mehr als 20 Teilnehmer hat. Wenn die Küche zu lange dauert, wird die Tagesordnung und der Zeitplan für den Rest des Tages beeinflusst. Die Opportunitätskosten eines ganzen Führungsteams, das nicht vor Ort ist, sind eine grosse Investition für jedes Unternehmen und Sie möchten sicherstellen, dass Sie den maximalen Nutzen aus der gemeinsamen Zeit ziehen können. Der Veranstaltungsort kann dazu beitragen, dass alles rund um die Veranstaltung reibungslos läuft.
9. Privater Raum
Wenn Sie auch ein Abendessen für die Gruppe organisieren, ist es von Vorteil, wenn der Veranstaltungsort die Möglichkeit hat, Ihnen dafür einen privaten Raum zur Verfügung zu stellen. Dies schafft eine vertraute Umgebung für informelle Gespräche und die Teilnehmer müssen sich keine Sorgen machen, dass andere im Restaurant Dinge hören können, die nicht für ihre Ohren bestimmt sind.
10. Rahmenprogramm Möglichkeiten
Fragen Sie schliesslich den Veranstaltungsort, welche Möglichkeiten für eine interessante gemeinsame Aktivität des Teams am oder in der Nähe des Veranstaltungsortes bestehen. Dies ermöglicht dem Moderator, eine oder mehrere dieser Aktivitäten in das Programm zu integrieren, wenn es dem Kontext des Retreats entspricht.
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